Le management de projet est une méthodologie formidable en entreprise. Mais aussi incroyable que cela puisse paraître, de nombreux managers ne reçoivent jamais de formation spécifique.

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Avant de structurer, il faut apprendre à déléguer

Le management efficace est un joyau rare et éphémère en entreprise. Un management efficient résulte de la somme des efforts de tous les membres d’une équipe et d’une entreprise. Et oui c’est la dure réalité :

Seul on avance plus vite mais ensemble on va plus loin.

Navré, pour ce cliché. Mais force est de constater que c’est la réalité du monde économique dans lequel nous vivons.

Vous êtes manager ou ambitionner de le devenir ? Félicitations ! Mais vous devez sûrement vous demander par où commencer pour structurer le travail de mon équipe ?

Eh bien, c’est très simple, il va falloir apprendre à travailler sur vous et à déléguer ! C’est la règle numéro 1 d’un bon manager.

En tant que manager, vous ne pouvez pas tout faire vous-même. D’autant plus que ce n’est pas dans votre intérêt. À moins que votre rêve depuis toujours n’ait été d’habiter dans votre bureau.

Vous l’avez compris, l’un des rôles principaux du manager est de planifier et de structurer le travail de son équipe. Un manager qui peut diriger une équipe, dont chaque membre a des responsabilités précises, prouve qu’il est capable de relever des défis toujours plus grands.

Rassurez-vous apprendre à déléguer peut prendre du temps. Mais nous sommes là pour vous aider. Notre but est de vous transmettre des techniques et méthodes managériales ayant déjà fait leurs preuves.

L’organisation du travail au sein d’une équipe peut être vue sous deux angles. La structure générale du travail d’équipe et la structure de projets spécifiques. Nous allons le voir en détail.

Structure générale du travail d’équipe

La réussite d’une équipe repose sur une définition claire et précise des rôles de chacun. Il est donc primordial d’utiliser un référentiel de tâches. Il s’agit d’établir pour chaque collaborateur, la liste des tâches qui doivent être exécutées en situation normale d’activité.

Le référentiel de tâches à trois grands objectifs :

  • Donner du sens au travail de votre équipe
  • Faciliter l’explication du travail à faire et la communication
  • Bâtir un plan de formation et mesurer les progrès des membres de votre équipe

Les rôles de chacun doivent être définis et accepté de tous afin que les collaborateurs puissent trouver leur place et exprimer leur potentiel. Le référentiel de tâches permet de repérer et de mettre en évidence qui fait et qui sait quoi. En d’autres termes, de faciliter la répartition et l’organisation du travail. Il est également très utile lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur pour lui permettre de trouver sa place.

En tant que manager, cela vous permet de piloter et de suivre l’activité de vos collaborateurs. Mais surtout de déléguer en fonction des compétences de chacun.

Ça ressemble à quoi un référentiel de tâches ?

Il peut prendre la forme d’un tableau. Eh oui, pourquoi faire compliqué quand on peut aller droit au but ?

exemple référentiel de tâches

Structurer le travail de votre équipe lors de projet

Savoir travailler efficacement en équipe est essentiel pour être capable de relever les défis et garantir un maximum de performance. Lors de la mise en place de nouveaux projets il est donc nécessaire pour les collaborateurs d’avoir une définition claire et précise des rôles et responsabilités de chacun.

Mission impossible ? Pas vraiment. C’est précisément là que la matrice RACI intervient afin de vous apporter une réponse opérationnelle et de mieux visualiser la répartition des rôles.

Mais qu’est-ce que la matrice RACI ?

La matrice RACI apporte une réponse opérationnelle très précise pour visualiser la répartition des rôles au sein d’un projet. Le nom RACI est un acronyme de :

  • R – Responsable – Il s’agit de la personne responsable d’une tâche. Elle est donc en charge de cette dernière et doit s’assurer de sa réalisation.
  • A – Acteur – Il s’agit de la ou des personnes qui vont réaliser la tâche. Tous les A travaillent sous la coordination et la supervision de la personne responsable (R).
  • C – Consultée – Il s’agit des personnes dites « ressources ». Elles sont susceptibles de disposer d’informations utiles ou nécessaires à la bonne réalisation de la tâche. Les Acteurs (A) doivent donc consulter les personnes Consultés (C) pour mener à bien la réalisation de la tâche.
  • I – Informé – Il s’agit des personnes à informer au fur et à mesure de l’avancement du projet. Cela est important pour améliorer la circulation et le partage d’informations dans le but d’anticiper les prochaines étapes.

Cette méthode managériale permet de déterminer le rôle de chacun lors d’un projet. Afin d’assigner les tâches en fonction des rôles, il faut se poser les questions suivantes :

  • R – Qui est le décideur ? Qui peut trancher en cas de problèmes ? Qui valide la réalisation de la tâche ?
  • A – Qui est en charge de la tâche ?
  • C – Qui détient une expertise dans le domaine ? Qui peut apporter son aide dans la réalisation de la tâche ?
  • I – Qui est impacté par l’activité ? Qui doit nécessairement être informé ?

Illustrons ensemble la matrice RACI pour être sûr que vous ayez bien tout compris.

Imaginons que vous êtes manager d’une équipe Marketing au sein d’une grande entreprise. Votre directeur vous a demandé de mettre en place une stratégie Marketing pour le lancement d’un nouveau produit. Il s’agit du lancement de l’année pour votre entreprise. Il va donc falloir bien s’organiser. Heureusement vous avez pensé à tout et décider d’appliquer la matrice RACI. Bien joué !

Dans un premier temps vous faites la liste de tous les participants du projet. Ensuite, vous lister toutes les tâches à réaliser pour le lancement de ce nouveau produit. Attention, par toutes les tâches on entend, les tâches les plus importantes.

Voilà à quoi ressemble votre matrice RACI :

Matrice Raci

Une fois votre matrice complétée, il faut l’analyser ligne par ligne et colonne par colonne afin de vérifier plusieurs caractéristiques :

  • Vous devez avoir au moins un « A » par ligne. Si personne n’est en charge de la tâche qui va la réaliser ?
  • Vous devez avoir au moins un « R » par ligne. Si personne n’est responsable de la tâche, qui en portera la responsabilité ?
  • Vous ne devez pas avoir trop de « R » par ligne. S’il y a trop de décideurs les prises de décisions seront lentes.

Vous pouvez également pousser l’analyse encore plus loin en analysant la charge de travail et le niveau de responsabilité de chacun des membres du projet. Pour ce faire, il vous suffit de compter le nombre de A et de R par colonne. Vérifiez bien que la charge de travail est bien répartie entre les collaborateurs du projet. Il en va de même pour la responsabilité des tâches.

Conclusion :

Structurer le travail de son équipe est une étape fondamentale dans la réussite de cette dernière. En tant que manager, il va être très important d’organiser le travail de vos collaborateurs pour atteindre vos objectifs. Le référentiel de tâches et la matrice RACI sont des outils managériaux très efficaces afin d’améliorer vos performances. Ces méthodes permettent également de clarifier les différentes tâches et responsabilités auprès de tous les membres de l’équipe.


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