Fixer et prioriser des objectifs est un acte auquel tout manager est confronté. Cela peut paraître relativement simple. Et pourtant, c’est une vraie méthode à ne pas prendre à la légère. Plus un objectif est bien défini plus on a de chance de l’atteindre.

Téléchargez notre guide pratique pour fixer et prioriser les objectifs de vos équipes

Qu’est-ce qu’un objectif ?

Construire des objectifs professionnels est un acte de management fort. Ils donnent une orientation et un but. Le but d’un objectif est de vous aider à voir où vous allez et comment vous pouvez y arriver. Il constitue donc un engagement pour lequel des moyens seront définis, planifiés et mis en œuvre.

Au sein d’une entreprise il existe différents niveaux d’objectifs :

  • Objectifs stratégiques : Ils participent à la définition et à la vision partagée des enjeux et priorités stratégiques de l’entreprise. Ils s’inscrivent dans un projet annuel de performance.
  • Objectifs opérationnels : Ces objectifs sont une déclinaison des objectifs stratégiques de l’entreprise au sein des différents départements de la société.
  • Objectifs individuels : Ils offrent un cadrage et incitent à l’action. Les objectifs individuels renforcent la motivation des collaborateurs et apportent du sens à leur travail.

Vous l’avez compris, les différents niveaux d’objectifs sont interconnectés. Les objectifs individuels sont mis en place pour répondre aux objectifs opérationnels et donc in fine aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Pour être utiles, les objectifs doivent être directement liés à un projet. L’un des rôles principaux d’un manager est de structurer le travail de son équipe et de l’encadrer à l’aide d’objectifs.

Ces derniers donnent une orientation aux équipes de travail, offrent des points de repère, clarifient les rôles de chacun et rendent vos projets réalisables. Pour mettre toutes les chances de réussite de votre côté, fixez des objectifs SMART.

Les objectifs SMART

Tout projet ambitieux doit se construire autour d’un, voire plusieurs objectifs. Déterminer des objectifs peut paraître relativement simple. Pourtant il existe encore des objectifs qui ne ressemblent à rien et des listes sans fin ou on confond objectifs, activités et missions quotidiennes.

SMART est un acronyme pour déterminer les attributs qu’un objectif doit posséder :

  • Spécifique : Votre objectif doit être précis et concret. Il ne faut pas laisser de place à l’ambiguïté. Si vous le partagez à une personne extérieure, elle doit être capable de comprendre ce que vous souhaitez réaliser sans explication supplémentaire. Plus votre objectif est formulé clairement, plus il sera facile de démasquer les freins potentiels à sa réussite.
  • Mesurable : Le deuxième critère met en avant la notion de mesure. Votre objectif doit être quantifiable pour faciliter son suivi. Une personne extérieure doit être susceptible d’évaluer le résultat de votre projet. Quantifier votre objectif vous permet de mieux vous concentrer sur la cible à atteindre.
  • Atteignable : Votre objectif SMART se veut atteignable. Vous devez prendre en compte les moyens et ressources mis à disposition des collaborateurs. Mais il doit également être suffisamment ambitieux pour motiver vos équipes.
  • Réaliste : L’avant-dernier critère se veut pertinent. L’objectif doit être accessible, raisonnable et pertinent. Un projet considéré comme utopique entraînera une perte de motivation et d’engagement de la part de vos équipes.
  • Temporellement défini : Enfin, un objectif SMART doit être temporellement défini. Le critère spécifique vous permet de clarifier la question quoi ? Le critère mesurable quant à lui répond à la question combien ? Ce dernier critère doit vous permettre de répondre à la question quand ?

Ce sont des indicateurs clés pour aligner vos équipes et optimiser les chances de réussite d’un projet. Ce procédé a pour principal objectif de vous faire économiser du temps et de l’argent en utilisant à bon escient les ressources de l’entreprise tout en anticipant et évitant les obstacles qui peuvent se dresser sur votre chemin. Pour que vos objectifs SMART soient le plus réalistes possible, il est essentiel de les définir en collaboration avec vos employés.

Maintenant que vous savez définir des objectifs SMART, il va être très important d’apprendre à les classer afin de les prioriser. Tous les objectifs et tâches n’ont pas la même « importance ». Les hiérarchiser permet de diminuer le niveau de stress de vos collaborateurs et de gagner du temps.

L’arbre d’objectifs

Fruit d’un travail collectif, l’arbre d’objectifs est un outil indispensable à mettre en place en début de projet. Il permet de fixer un cadre précis et de faciliter la compréhension du projet. C’est un excellent outil pour donner du sens au travail des équipes. En effet il permet de définir et hiérarchiser l’ensemble des objectifs d’un projet de manière très visuelle.

L’arbre d’objectifs est une représentation graphique qui se construit de manière collective et en plusieurs étapes :

  1. Dans un premier temps, il est nécessaire de choisir les collaborateurs qui participent à la mise en place et à la réalisation du projet. La structure de l’équipe doit représenter l’ensemble des intérêts et buts liés au projet.
  2. Il faut ensuite déterminer l’objectif central à résoudre collectivement. Ce dernier s’exprime de manière SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et temporellement défini).
  3. Dans un troisième temps, l’objectif principal doit être décliné en objectifs intermédiaires et opérationnels. Et c’est là tout l’intérêt de l’arabe d’objectifs. Il permet de visualiser clairement les objectifs et tâches de chacun des membres du projet.
  4. Le diagramme obtenu via votre arbre à objectifs peut dans un dernier temps être retranscrit sous la forme d’un tableau. Cela permet d’y ajouter des informations complémentaires tels que les KPI.

Exemple d’arbre d’objectifs :

arbre d'objectifs exemple

La matrice d’Eisenhower

Gagner du temps, c’est le rêve de bon nombre d’entre nous. En entreprise comme dans notre quotidien, le temps nous manque trop souvent. Lorsqu’on est manager il est essentiel de rester maître de son emploi du temps et d’apprendre à ses équipes comment faire la même chose.

Urgence vs importance

La matrice d’Einsenhower est un outil de classification méthodique des priorités et d’appréciation des urgences. Cela permet de gérer et réguler au mieux vos activités et celle de votre équipe.

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.

Avant de rentrer en détail dans la matrice d’Eisenhower, il est nécessaire de comprendre ce qui différencie l’urgence de l’importance.

Une urgence est un événement, une tâche ou encore un dossier nécessitant une réaction immédiate. Une urgence non traitée peut entraîner des conséquences nuisibles pour le projet et l’organisation. Attention, ce que l’on entend par urgence ne l’est pas forcément toujours. Cela dépend de votre perception des choses. L’importance quant à elle fait référence aux tâches qui nous aident à accomplir nos objectifs à long terme. Les tâches importantes ont une notion de valeur ajoutée.

Mais alors faut-il privilégier l’urgence ou l’importance ?

L’urgence est très souvent la conséquence d’un imprévu ou d’un travail important non traité. Le travail urgent est donc plus contextuel tandis que le travail important fait appel à un travail de long terme. La réponse à cette question doit être traitée au cas par cas. Toutefois, il faut éviter de traiter l’urgence au détriment de l’important.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower vous permet de prioriser vos tâches selon 4 conditions :

  • Urgent et important
  • Important mais pas urgent
  • Urgent mais pas important
  • Pas urgent et pas important

matrice d'eisenhower

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour remplir cette matrice il est important de lister toutes vos activités et de vous poser les questions suivantes pour chacune de vos tâches :

  • Quel est le niveau d’urgence de cette tâche ?
  • Quelle est sa date butoir ?
  • Pour quand dois-je la réaliser au plus tard ?
  • Quel est le niveau d’importance de cette tâche ?
  • Que se passera-t-il si je ne la réalise pas ?

Une fois ce travail de fond réalisé, il vous sera plus facile de catégoriser vos objectifs et imprévus dans les quadrants de la matrice d’Eisenhower.

Tâches urgentes et importantes

Il s’agit des tâches qui requièrent notre attention immédiate. Elles contribuent également à la réalisation de nos objectifs à long terme. Elles doivent donc être réalisées en priorité. La majorité des missions se retrouvant dans ce quadrant sont dues à la procrastination et étaient prévisibles. Il est donc essentiel de planifier les tâches importantes (quadrant 2) et d’avancer sur ces dernières avant qu’elles ne deviennent urgentes.

Exemple de tâches :

  • Demande du directeur
  • Projet arrivant à sa date butoir
  • Conflit/ crise

Tâches non urgentes et importantes

Il s’agit des tâches sans échéances pressantes. Néanmoins elles sont très importantes pour accomplir vos objectifs professionnels. Dans l’idéal ces tâches devraient prendre le dessus sur les autres quadrants. Il est donc très important de bien planifier ses missions quotidiennes pour éviter d’être dans l’urgence permanente.

Exemple de tâches :

  • Préparer une présentation
  • Planifier une stratégie
  • Suivi des équipes, coaching, formation

Tâches urgentes et peu importantes

Il s’agit des tâches qui demandent votre attention immédiate mais qui ne servent pas vos objectifs. Elles sont très souvent causées par d’autres personnes souhaitant solliciter votre aide. Ces tâches peuvent être trompeuses. En effet, comme elles demandent une action immédiate, vous pouvez avoir l’impression qu’elles sont importantes. En réalité elles ne le sont pas ! Du moins pas pour vous. Il faut donc apprendre à dire non lorsque votre agenda ne vous permet pas de répondre à toutes les demandes de vos collègues.

Exemple de tâches :

  • Sollicitation des collègues
  • Demande de dernière minute
  • Mails

Tâches non urgentes et pas importantes

Le dernier quadrant correspond aux tâches ni urgentes ni utiles. Elles n’ont aucun impact sur vos objectifs professionnels. On peut les qualifier de tâches divertissantes, comme regarder une vidéo, se balader sur les réseaux sociaux…

Contrairement à de nombreux autres articles sur le sujet, nous ne souhaitons pas que vous les éliminiez totalement. Nous ne sommes pas des robots. Il est donc primordial de prendre un peu de temps pour soit même au travail. Alors accordez-vous des moments détentes et relaxation dans votre journée. 5 à 10 minutes toutes les 2 heures vous feront le plus grand bien.

Conclusion :

En entreprise nous sommes trop souvent à court de temps et nos objectifs ne sont pas forcément clairs. La méthode SMART est un excellent indicateur pour optimiser les chances de réussite d’un projet à travers des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement défini. Une fois vos objectifs fixés, il est essentiel de les prioriser. L’arbre d’objectifs et la matrice d’Eisenhower sont des outils simples et très efficaces pour prendre du recul et hiérarchiser vos priorités.


Partager cet article
Ces articles peuvent également vous intéresser
14.06.2021
Convaincre sa direction de mettre en place une politique QVT

Convaincre sa direction de mettre en place une politique qualité de vie au travail n'est jamais simple. Découvrez 3 arguments chiffrés pour persuader vos managers en adoptant le même langage qu'eux.

RH Management
10.05.2021
Structurer le travail d'équipe

Découvrez le référentiel de tâches et la matrice RACI pour structurer de manière performante le travail de votre équipe. Téléchargez gratuitement nos ressources et propulsez vos performances.

Management
Demander une démo
Vous souhaitez planifier une démo pour votre entreprise ? Merci de renseigner les différents champs afin que nous puissions discuter avec vous de ce qui serait le plus adapté à votre entreprise.